公的書類の保存期間|住民票や戸籍の附票には保管される期間がある!いつまで取得できるの?

2018年9月18日

公的な証明書は保存期間にご注意を!

実は、「公的な書類には、保存期間がある(場合がある)」のです。

住民票(除票)と戸籍の附票(除附票)の場合は、亡くなられてからの保存期間は5年ですから、この期間を経過すると、発行(請求)することができません。

仮に、例えば親が死亡して相続が発生している場合、その手続きを放置してしまい5年が経過すると、その死亡した人の住民票(除票)と戸籍の附票(除附票)を取得することができなくなり、関係性が立証できないことで、手続きがストップすることがあります。

この場合には、戸籍の附票について交付できないことの証明書の発行をしてもらうなどで、”証明できないことの証明”をして、さらには上申書や理由書等の添付により認められることもありますが、場合によっては、手続きそのものが出来なくなる事態も有り得ます。

なお、戸籍の附票について交付できないことの証明書は発行できても、住民票(除票)について交付できないことの証明書の発行はできない自治体がありますので、ご注意ください。

この場合における住民票(除票)がダメな理由は、保存期間である5年を過ぎてしまえば、その死亡した人が、その住所地に住民登録していた証拠がなく、記録もない(破棄された)からです。

一方、戸籍(除籍)には保存期間がありませんから、確かに戸籍上において死亡した人の存在は確認できますから、附票については発行できない、だから”発行できない証明書”が交付できるのだとする理由において、整合性に矛盾はありません。

引っ越しなどで、住民票と本籍地の住所がずれていく

遠くの大学への入学、就職や結婚などの引っ越しにより、住民票を移動させたなら、本籍地と住所地が一致しないという事態が生じます。

そんな場合であっても、基本的に、本人確認書類って住民票ですよね。

その住民票に記載されている本人と、戸籍に記載されている人物が同一であるという証拠が必要な場合に、証明書にそれぞれ記載されている住所地が違うと、さあ困ったという事態が生じます。

そんなときに”戸籍の附票”の登場となるのです。

だって、住民票には、以前の住所は記載されたとしても、それ以前には遡れませんから。

一方、戸籍の附票には、出生から現在までの間に、住所移転(転居)された履歴が漏れなく記載されます。

もちろん、引っ越し(住所移転)の際に、役所に正式な手続きをしておいた事実のみですので、ご注意ください。

正式な手続きとは、

  • 住んでいた市区町村に「転出届」を提出する
  • 引っ越し先の市区町村に「転入届」を提出する

これをしなければ、住民票が移動しません。

よって、大学時代に親元を離れて都会で一人暮らしをしていたけど、住民票はそのままだった場合などは、届出ができていないので、もちろん戸籍の附票には記載(登録)されません。

大学時代の間に、住民票が親元にあったままの場合、例えば選挙や運転免許、保険関係などの公的書類は実家に届きますので、その手続きの不便さも考えると、住所(居所)が変わると原則通りに住民票も移しておくことが大切だと思いますよ。

実は、それを怠るのは、法律違反でもあります。

罰則規定もありますので、ご注意を!

参 考 記 事

まとめ

ケースにもよりますが、「権利者であることの証明が難しかったところ、戸籍の附票があったので、助かった」ということもあります。

証明書が必要な手続きにおいて、いざという時には時間が経過していたために、すでに取得が不可能となっていることがあります。

「もっと早く手続きをしておくべきだった」と、今更後悔しても遅いということになっちゃいますね。

住民票や戸籍の附票の交付請求は、死亡してから5年まで!

手続きはお早めに、ですね。

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Posted by synce-office